Administración
Fortalecimiento organizacional
CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN
Queridos Jóvenes, en este módulo podrán encontrar algunos conceptos básicos sobre administración y manejo de presupuesto que les será útil para presentar propuestas a diferentes entidades.
Llevar un orden administrativo les permite tener organizado, claro y transparente la forma como se puede llevar a cabo la ejecución de un proyecto y dar cumplimiento con los reglamentos o normas legales que se requieran.
Los objetivos del módulo son : -Proporcionar a los grupos de creacción conceptos y herramientas básicas de temas relacionado con administración -Conocer los términos y entidades que van de la mano con la administración
¡Esperamos que lo disfruten!
1.2 Nociones Básicas de la Administración
La administración de una empresa, organización o proyecto es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos para lograr los objetivos con la máxima productividad.
1.2.3 Proceso administrativo
Planeación: determinación de objetivos en el curso de la acción a seguir.
Organización: distribución del trabajo entre los miembros del equipo.
Ejecución: llevar a cabo las tareas prescritas.
Control: actividades de seguimiento que conforman los planes de acción.
1.2.4 Palabras claves en administración
Control de Actividades
Organigrama
Documentos
Información
Objetivos
Metas
Recursos
Tiempos
Contabilidad
DIAN
Video; sobre conceptos basicos de administracion:
1.2.5 Factura Electrónica
La factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Nota: esto aplica para todas las empresas o personas que se encuentran registradas ante la DIAN bajo el nombre de una empresa o negocio
1.2.6 Cuenta de cobro:
Cumple la función de comprobante de la realización de un pago, se puede utilizar para cobrar por la prestación de un servicio cuando no se está obligado a facturar. Aplica para personas naturales.
1.4 Conclusión
En general llevar una buena administración nos permite generar confiabilidad en el manejo de los recursos, trazabilidad con la contabilidad y buen manejo del presupuesto. La idea es que cada emprendimiento juvenil pueda implementar estas herramientas para fortalecer de manera progresiva sus conocimientos en este aspecto tan importante de la gestión de proyectos.
2. ELABORACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTOS Y GASTOS
2.1 Material de estudio
Qué es un presupuesto:
Un presupuesto me sirve para organizar de forma clara los gastos que deben ser ejecutados sean de una organización, un proyecto o hasta nuestra vida diaria.
2.2 Elaboración y control de presupuestos y gastos:
A continuación hay 2 ejemplos de cómo nos podemos elaborar un presupuesto y a también poder realizar el control de lo s gastos
VIDEO
Ejemplo 1:
Descripción
Cantidad
Valor Unitario
Valor total
Este ejemplo es sencillo, el cual podemos crearlo según los puntos que nos solicita el cliente.
Ejemplo 2:
PRESUPUESTO GENERAL - Convocatoria ….
PRESUPUESTO DE EGRESOS (Gastos)
INGRESOS (Fuentes de Financiación)
Rubro
(1) Vr. Total ($)
(4) Recursos solicitados al Ministerio de Cultura ($)
(5) Ingresos Propios ($)
(6) Recursos otras organizaciones o entidades diferentes a las señaladas ($)
Para desplazarse por cada una de las casillas utilice la tecla de tabulación <TAB>
Gastos Artísticos, técnicos y logísticos
Honorarios Artistas Nacionales
Honorarios Artistas Internacionales
Honorarios talleristas o docentes
Honorarios equipo de realización: Director General, Registro audiovisual, Coordinador, Diseñador u otros.
Honorarios de Comunicador
Honorarios Personal Técnico
Honorario Personal Logístico
Otros Especificar
Otros Especificar
Sub Total
Alquileres:
Sonido
Iluminación
Tarimas y Sillas
Escenarios
Vallas y Cerramientos
Baños Públicos
Plantas Eléctricas
Pisos
Carpas
Otros Especificar(cámaras de video)
Otros Especificar(equipos técnicos)
Sub Total
Adecuaciones y Producción:
Acometidas, conexiones eléctricas
Pisos
Montajes de exposiciones u otros
Diseño y realización de escenografia
Diseño y realización de utilería
Diseño y realización de maquillaje, pelucas y peinados
Diseño y realización de vestuario, calzado, y tocados
Otros Especificar(materiales para puertos interactivos)
Otros Especificar
Sub Total
Transportes:
Tiquetes aéreos
Transporte terrestre
Transporte local ( carros, taxis, buses, camiones)
Carga y Escenografia
Otros especificar
Otros Especificar
Sub Total
Alojamiento y Alimentación y Gastos de Viaje:
Hoteles y Alojamientos
Alimentación
Viáticos
Hidratación
Refrigerios
Sub Total
Difusión y Publicidad:
Diseño, Impresión y Producción de Piezas
Pauta en medios
Producción y transmisión por radio o televisión en directo o en diferido
Otros especificar(video final)
Otros Especificar(publicación y fanzine)
Sub Total
Permisos - Derechos de autor
TOTAL EGRESOS Columna (1)
SUBTOTAL INGRESOS
TOTAL INGRESOS - Sumatoria columnas (2), (3), (4), (5) y (6)
TOTAL SOLICITADO AL MINISTERIO DE CULTURA (sumatoria de la columna 4)
Este tipo de presupuestos los maneja el Ministerio de cultura donde te envían un formato y la organización debe diligenciar los rubros en los cuales aplicará tu presupuesto.
2.3 Control de presupuesto:
Un mecanismo de control para el manejo de los presupuestos es asignar a cada rubro un centro de costos (un número interno) para poder controlar el gasto de cada rubro y saber cómo va su ejecución.
Ejemplo:
Centro de costos
Nombre
Concepto
Total de rubro
gastos mes 1
gastos mes 2
gastos mes 3
001
002
2.3 Conclusión
Un presupuesto permite llevar a cabalidad lo registrado en él, haciendo que los rubros se puedan ejecutar y poder soportar con facturas y cuentas de cobro cada gasto que se genere.
En caso de dudas, sugerimos entrar en contacto al correo administracion@platohedro.org
2.4 Ejercicio: elaboración de presupuesto
Formato del presupuesto
3. DOCUMENTACIÓN REGLAMENTARIA
Si uno de tus objetivos es registrar tu emprendimiento y/o Organización, hay unos entes oficiales en los cuales debes registrarte
Para hacer el registro de una organización deben hacerlo en la Cámara de Comercio
1 Cámara de Comercio: Registrar el nombre ( registro mercantil)
2 Dian: Sacar el Rut