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# Administración

1. **CONCEPTOS BÁSICOS DE ADMINISTRACIÓN**

{% file src="/files/FUmLgCUUQ0UyF4lrcRO0" %}

Queridos Jóvenes, en este módulo podrán encontrar algunos conceptos básicos sobre administración y  manejo de presupuesto  que les será útil para presentar propuestas a diferentes entidades.

Llevar un orden administrativo les permite tener organizado, claro y transparente la forma como se puede llevar a cabo la ejecución de un proyecto y dar cumplimiento con los reglamentos o normas  legales que se requieran.

**Los objetivos del módulo son :**\
-Proporcionar a los grupos de creacción  conceptos y herramientas básicas de temas relacionado con administración\
-Conocer los términos y entidades que van de la mano con la administración<br>

¡Esperamos que lo disfruten! <br>

**1.2 Nociones Básicas de la Administración**\ <br>

La administración de una empresa, organización o proyecto es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos para lograr los objetivos con la máxima productividad.

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=-k-ivFMrh_o>" %}

**1.2.3 Proceso administrativo**<br>

* Planeación: determinación de objetivos en el curso de la acción a seguir.&#x20;
* Organización: distribución del trabajo entre los miembros del equipo.
* Ejecución: llevar a cabo las tareas prescritas.
* Control: actividades de seguimiento que conforman los planes de acción.

\
**1.2.4  Palabras claves en administración**&#x20;

* Control de Actividades
* Organigrama
* Documentos
* Información
* Objetivos
* Metas
* Recursos
* Tiempos
* Contabilidad
* DIAN

<br>

Video; sobre  conceptos basicos de administracion:&#x20;

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=-k-ivFMrh_o>" %}

<br>

\
**1.2.5 Factura Electrónica**

La factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Nota: esto aplica para todas las empresas o personas que se encuentran registradas ante la DIAN bajo el nombre de una empresa o negocio&#x20;

<br>

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=PFsiufLVxkk>" %}

<br>

**1.2.6  Cuenta de cobro:**<br>

Cumple la función de comprobante de la realización de un pago, se puede utilizar para cobrar por la prestación de un servicio cuando no se está obligado a facturar. Aplica para personas naturales.

<br>

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=hyIBECDOAgk>" %}

\ <br>

**1.4 Conclusión**

\
En general llevar una buena administración nos permite generar confiabilidad en el manejo de los recursos, trazabilidad con la contabilidad y buen manejo del presupuesto. La idea es que cada emprendimiento juvenil pueda implementar estas herramientas para fortalecer de manera progresiva sus conocimientos en este aspecto tan importante de la gestión de proyectos. \ <br>

2\. ELABORACIÓN Y CONTROL DE PRESUPUESTOS Y GASTOS<br>

**2.1 Material de estudio**<br>

Qué es un presupuesto:&#x20;

Un presupuesto me sirve para organizar de forma clara los gastos que deben ser  ejecutados  sean  de una organización, un proyecto o hasta nuestra vida diaria.&#x20;

<br>

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=PmTaaLFSMVg>" %}

2.2 Elaboración y control de presupuestos y gastos:

&#x20;&#x20;

&#x20;  A continuación hay 2 ejemplos de cómo nos podemos elaborar un presupuesto y a también poder realizar el control de lo s gastos&#x20;

VIDEO<br>

**Ejemplo 1:**&#x20;

<br>

| Descripción | Cantidad    | Valor Unitario | Valor total |
| ----------- | ----------- | -------------- | ----------- |
| <p><br></p> | <p><br></p> | <p><br></p>    | <p><br></p> |
| <p><br></p> | <p><br></p> | <p><br></p>    | <p><br></p> |
| <p><br></p> | <p><br></p> | <p><br></p>    | <p><br></p> |

<br>

Este ejemplo es sencillo, el cual podemos crearlo según los puntos que nos solicita el cliente.

**Ejemplo 2:**&#x20;

<br>

<table data-header-hidden><thead><tr><th width="314"></th><th width="144"></th><th width="123"></th><th></th><th></th></tr></thead><tbody><tr><td>PRESUPUESTO GENERAL - Convocatoria ….</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>PRESUPUESTO DE EGRESOS (Gastos)</td><td>INGRESOS (Fuentes de Financiación)</td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Rubro</td><td>(1) Vr. Total ($)</td><td>(4) Recursos solicitados al Ministerio de Cultura ($)</td><td>(5) Ingresos Propios ($)</td><td>(6) Recursos otras organizaciones o entidades diferentes a las señaladas ($)</td></tr><tr><td>Para desplazarse por cada una de las casillas utilice la tecla de tabulación &#x3C;TAB></td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Gastos Artísticos, técnicos y logísticos</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>  Honorarios Artistas Nacionales</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Honorarios Artistas Internacionales</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Honorarios talleristas o docentes</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Honorarios equipo de realización: Director General, Registro audiovisual, Coordinador, Diseñador u otros.</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Honorarios de Comunicador</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Honorarios Personal Técnico</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Honorario Personal Logístico</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros Especificar</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Otros Especificar</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Alquileres:</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Sonido</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Iluminación</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Tarimas y Sillas</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Escenarios</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Vallas y Cerramientos</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Baños Públicos</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Plantas Eléctricas</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Pisos</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Carpas</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Otros Especificar(cámaras de video)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros Especificar(equipos técnicos)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Adecuaciones y Producción:</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Acometidas, conexiones eléctricas</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Pisos</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Montajes de exposiciones u otros</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Diseño y realización de escenografia</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Diseño y realización de utilería</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Diseño y realización de maquillaje, pelucas y peinados</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Diseño y realización de vestuario, calzado, y tocados</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Otros Especificar(materiales para puertos interactivos)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros Especificar</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Transportes:</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Tiquetes aéreos</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Transporte terrestre</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Transporte local ( carros, taxis, buses, camiones)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Carga y Escenografia</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros especificar</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros Especificar</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Alojamiento y Alimentación y Gastos de Viaje:</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Hoteles y Alojamientos</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Alimentación</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Viáticos</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Hidratación</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Refrigerios</td><td> </td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Difusión y Publicidad:</td><td></td><td></td><td></td><td></td></tr><tr><td>Diseño, Impresión y Producción de Piezas</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Pauta en medios</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Producción y transmisión por radio o televisión en directo o en diferido</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros especificar(video final)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Otros Especificar(publicación y fanzine)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Sub Total</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>Permisos - Derechos de autor</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>TOTAL EGRESOS Columna (1)</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>SUBTOTAL INGRESOS</td><td><br></td><td><br></td><td><br></td><td><br></td></tr><tr><td>TOTAL INGRESOS - Sumatoria columnas (2), (3), (4), (5) y (6)</td><td><br></td><td> </td><td> </td><td> </td></tr><tr><td>TOTAL SOLICITADO AL MINISTERIO DE CULTURA (sumatoria de la columna 4)</td><td><br></td><td> </td><td> </td><td> </td></tr></tbody></table>

<br>

Este tipo de presupuestos los maneja el Ministerio de cultura donde  te envían un formato y la organización debe diligenciar los rubros en los cuales aplicará tu presupuesto.

2.3 **Control de presupuesto:**

Un mecanismo de control para el manejo de los presupuestos es asignar a cada rubro un centro de costos (un número interno) para poder controlar el gasto de cada rubro y saber cómo va su ejecución.

<br>

Ejemplo:&#x20;

\ <br>

| Centro de costos | Nombre      | Concepto    | Total de rubro | gastos mes 1 | gastos mes 2 | gastos mes 3 |
| ---------------- | ----------- | ----------- | -------------- | ------------ | ------------ | ------------ |
| 001              | <p><br></p> | <p><br></p> | <p><br></p>    | <p><br></p>  | <p><br></p>  | <p><br></p>  |
| 002              | <p><br></p> | <p><br></p> | <p><br></p>    | <p><br></p>  | <p><br></p>  | <p><br></p>  |

\ <br>

2.3 Conclusión<br>

Un presupuesto permite llevar a cabalidad lo registrado en él, haciendo que los rubros se puedan ejecutar y poder  soportar con facturas y cuentas de cobro cada gasto que se genere.\ <br>

En caso de dudas,  sugerimos entrar en contacto al correo <administracion@platohedro.org>&#x20;

\
\
\
**2.4 Ejercicio: elaboración de presupuesto**

<br>

Formato del presupuesto

\
\
\
3\. DOCUMENTACIÓN REGLAMENTARIA&#x20;

{% file src="/files/HH4UU2IEvJBK1RmpmWSF" %}

Si  uno de tus objetivos es registrar tu emprendimiento y/o Organización, hay unos entes oficiales  en los cuales debes registrarte

<br>

Para hacer el registro de una organización deben hacerlo en la Cámara de Comercio\ <br>

1 Cámara de Comercio: Registrar el nombre ( registro mercantil)

<br>

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=uq4XYIyIeGI>" %}

<br>

2 Dian: Sacar el Rut  &#x20;

{% embed url="<https://www.youtube.com/watch?v=kxe97irI7Wk>" %}

<br>

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